Cómo Mao Studio automatizó la tramitación de cédulas de habitabilidad y emplazamiento
Mao Studio es un estudio de arquitectura que gestiona, entre otros trámites, cédulas de habitabilidad y planos de emplazamiento para sus clientes, coordinando documentación, visitas técnicas y expedientes administrativos.
25h al mes
liberadas del trabajo administrativo de gestionar cada expediente a mano.
Localiza la parcela sola
el sistema entra al Catastro, encuentra la ubicación y monta el plano marcado, sin que nadie tenga que hacerlo a mano.
De varios correos sueltos
a un expediente que se tramita solo, de principio a fin.
“Me pareció una locura que la propia IA se metiera en el Catastro a buscar la parcela y montara el plano ella sola. Nos ha ahorrado unas 6 horas a la semana que antes se iban en gestionar cada expediente a mano.”
El reto
Antes de la automatización, tramitar una cédula de habitabilidad implicaba varios pasos manuales encadenados:
- Responder al cliente pidiendo la factura de luz y la nota simple cuando no las adjuntaba en su primer correo.
- Crear a mano una carpeta en OneDrive para cada expediente y organizar ahí la documentación recibida.
- Coordinar la visita técnica y, después, procesar a mano el correo del técnico con las notas tomadas in situ.
- Rellenar manualmente el PDF de la cédula y el del emplazamiento con esos datos.
- Buscar la ubicación catastral, capturar el plano marcado y montarlo junto con la foto del emplazamiento que aportaba el técnico.
El resultado: un proceso administrativo largo, repartido entre varias personas y varios pasos manuales, fácil de retrasar si alguien no tenía un hueco ese día.
La solución
Se montó una automatización que:
- Detecta cuando un cliente escribe interesado en una cédula y responde automáticamente pidiendo la factura de luz y la nota simple si no vienen adjuntas.
- Crea automáticamente la ficha del expediente en OneDrive con toda la documentación ya organizada.
- Cuando el técnico envía su correo con las notas de la visita, un agente de IA extrae la información necesaria y rellena el PDF de la cédula y el emplazamiento.
- A partir de la referencia catastral que envía el técnico, localiza la parcela en el Catastro, captura el plano con la ubicación marcada, y lo combina con la foto de emplazamiento aportada por el técnico.
Todo el expediente pasa de gestionarse a mano, correo a correo, a tramitarse solo de principio a fin.
“Que la IA pueda encargarse de todo esto nos permite centrarnos en las cosas de verdadero valor.”
