Cómo Eko Tour Tennis Academy dejó de perseguir firmas y papeleo cada temporada
Eko Tour Tennis Academy es una academia de tenis en Barcelona que forma a jugadores de todas las edades y niveles. Cada temporada gestiona decenas de inscripciones nuevas, con toda la documentación y el papeleo que eso conlleva para cada alumno.
85%
menos errores en la documentación de cada inscripción.
5h a la semana
liberadas del papeleo de inscripciones.
Todo en un mismo sitio
el estado de cada alumno (firmado, pendiente o sin enviar) visible de un vistazo, sin repasar carpeta por carpeta.
“Ahora tengo todo mucho más organizado y controlado. Antes esto se comía un montón de tiempo, y ese tiempo ahora lo dedico a hacer crecer la academia.”
El reto
Antes de la automatización, cada inscripción implicaba varios pasos manuales por alumno:
- Rellenar a mano la ficha del alumno, la autorización de imagen y la ficha médica para cada inscripción.
- Guardar cada documento manualmente en la carpeta correspondiente, organizada por temporada.
- Enviar cada documento por WhatsApp o email para que padres y alumnos lo firmaran.
- No tener un control centralizado de quién había firmado ya, quién tenía la documentación pendiente y quién ni siquiera la había recibido.
El resultado: papeleo repetitivo por cada alumno, temporada tras temporada, y ningún sistema para saber de un vistazo en qué punto estaba cada uno.
La solución
Con un formulario donde se recogen los datos del alumno y del tutor, un flujo en n8n genera automáticamente los tres documentos (ficha, autorización de imagen y ficha médica) a partir de plantillas ya rellenadas, y los guarda directamente en la carpeta del alumno en OneDrive, organizada por temporada.
- Genera automáticamente la ficha, la autorización de imagen y la ficha médica a partir de plantillas.
- Guarda cada documento en la carpeta del alumno en OneDrive, organizada por temporada.
- El responsable revisa y envía el documento para su firma.
- En cuanto se envía, el estado se actualiza automáticamente en el CRM: completa, pendiente de firma o sin enviar.
El responsable revisa y envía el documento para su firma; en cuanto se envía, el estado se actualiza automáticamente en el CRM, mostrando de un vistazo qué alumnos tienen la documentación completa, pendiente de firma o sin enviar todavía.
“No sabía que esto se pudiera automatizar así. Me sorprendió que funcionara con nuestros procesos de siempre, sin tener que cambiar de herramientas ni de programas.”
